Reglement Bescherming Persoonsgegevens voor Parochieële Caritas Instelling
St. Jacobus de Meerdere Enschede.

Artikel 1 Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare
natuurlijke persoon;
b. Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met
betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen,
bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van
doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met
elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van
Persoonsgegevens;
c. Bestand: elk gestructureerd geheel van Persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van
Persoonsgegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze,
dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
d. Parochiële Caritas Instelling St. Jacobus de Meerdere Enschede: zijnde een publieke
kerkelijke rechtspersoon in de zin van canon 116 CIC, als zodanig een zelfstandig onderdeel van het
R.-K. Kerkgenootschap en rechtspersoonlijkheid bezittend op grond van artikel 2:2 lid 1 van het
Burgerlijk Wetboek;
e. Verwerkingsverantwoordelijke: de PCI zoals hierboven gennoemd in sub d;
f. Personeel: personen, die bezoldigd dan wel als vrijwillliger werkzaam zijn ten behoeve van
de PCI;
g. Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft; dan wel zijn of haar
vertegenwoordiger.

Artikel 2 Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op iedere Verwerking van Persoonsgegevens door de PCI. Onder
deze Verwerking wordt nadrukkelijk, maar niet uitsluitend, begrepen de Verwerking van
Persoonsgegevens van Betrokkenen die zich met een hulpvraag tot de PCI wenden, hun wettelijke
vertegenwoordiger(s), partner en/of familieleden.

Artikel 3 Doel van de Verwerking
1. Het verwerken van Persoonsgegevens vindt door de PCI uitsluitend plaats met het doel een
doelmatige administratieve organisatie te kunnen voeren om de aan haar toevertrouwde
caritaswerken uit te voeren (Artikel 3 van het Algemeen Reglement voor het Bestuur van den
(inter)Parochiële Caritasinstelling in de Nederlandse R.-K. Kerkprovincie); en te kunnen voldoen
aan de administratieve verplichtingen die door het Canoniek Recht worden gesteld ten aanzien van
de deelname aan het kerkelijk leven. De verwerking van Persoonsgegevens door de PCI heeft
tevens als doel het bijhouden van een sluitende financiële administratie.
2. Het verwerken van persoonsgegevens, waaronder het verzamelen, raadplegen en doorzenden
aan andere organisaties, heeft tot doel om de Betrokkene op een goede en efficiënte manier te
kunnen laten bijstaan in diens hulpvraag door de betreffende organisatie. Verwerking van
Persoonsgegevens vindt ook plaats om misbruik van hulpaanvragen te kunnen signaleren.

Artikel 4 Grondslag van de Verwerking
De Verwerking van Persoonsgegevens door de PCI moet altijd op één van de onderstaande
rechtmatige grondlagen gebaseerd zijn:
a. Het gerechtvaardigd belang van de PCI op grond van de relatie met de Betrokkene of diens
wettelijke vertegenwoordigers teneinde hulpverlening te kunnen bieden;
b. De ondubbelzinnige en vrije toestemming van Betrokkene;
c. De uitvoering van een overeenkomst met Betrokkene;
d. De uitoefening van een taak van algemeen belang;
e. Nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke of kerkelijke overheid.

Artikel 5 Bewaartermijn
1. Persoonsgegevens Telefonische Hulpdienst worden bijgehouden in een analoog logboek.
Dit is alleen ter inzage voor de hulpverleners.
2. Persoonsgegevens opgenomen in de financiële administratie met betrekking tot (uit)betaling
van gelden worden 7 jaar bewaard.
3. Persoonsgegevens in overige bestanden worden bewaard zolang dit bestand functioneel is
aan het doel waarvoor zij is aangelegd.
4. Onjuiste Bestanden of Bestanden welke niet langer functioneel zijn aan het doel waarvoor
zij zijn aangemaakt, worden vernietigd, tenzij een regel uit het Canoniek Recht zich hiertegen
verzet.
5. Documenten welke persoonsgegevens bevatten, worden zoveel mogelijk geanonimiseerd,
voordat zij worden toegevoegd aan archieven voor historische, statistische of wetenschappelijke
doeleinden.

Artikel 6 Opgenomen Persoonsgegevens en wijze van verkrijging
1. De Persoonsgegevens worden slechts verwerkt op een wijze die verenigbaar is met het in
artikel 3 omschreven doel, waarvoor ze zijn verkregen.
2. De persoonsgegevens kunnen bestaan uit de volgende gegevens: naam, adres, woonplaats,
e-mailadres, geboortedatum, telefoonnummer, bankrekeningnummer, burgerlijke staat, partner
gegevens, inkomensgegevens, gegevens over de hulpvraag, factuurgegevens.
3. Voor de aanleg van Bestanden worden de Persoonsgegevens verzameld bij de Betrokkene
zelf. Persoonsgegevens worden niet verzameld bij derden zonder de ondubbelzinnige toestemming
van de Betrokkene.
4. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige
wijze verwerkt.
5. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij ter zake dienend zijn.

Artikel 7 Vertegenwoordiger
1. Indien de Betrokkene jonger is dan 12 jaar treden de ouders, die het ouderlijk gezag
uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de Betrokkene.
2. Hetzelfde als bedoeld in lid 1 geldt voor de Betrokkene die de leeftijd van twaalf tot achttien
jaar heeft en niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn/haar belangen ter zake.
3. Indien de Betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien jaar valt en tot een
redelijke waardering van zijn/haar belangen in staat is, treden naast de Betrokkene zelf diens ouders
of voogd op.
4. Een Betrokkene van zestien jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van
zijn/haar belangen is geheel handelingsbekwaam en hoeft zich niet te laten vertegenwoordigen.
5. Indien de Betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een
redelijke waardering van zijn/haar belangen ter zake, treedt in volgorde als hier weergegeven, als
vertegenwoordiger voor hem/haar op:
a. indien de Betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem/haar het mentorschap is
ingesteld: de curator of mentor;
b. indien de Betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd: de persoonlijk gemachtigde;
c. indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt: de echtgenoot van de
Betrokkene;
d. indien deze persoon ontbreekt: een kind, broer of zus van de Betrokkene.
6. De persoon, die in de plaats treedt van de Betrokkene, betracht de zorg van een goed
vertegenwoordiger. Hij of zij is gehouden de Betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn/
haar taken te betrekken.

Artikel 8 Geheimhouding
1. Uitsluitend de penningmeester heeft met het oog op de dagelijkse zorg voor het goed
functioneren van de verwerking, rechtstreeks toegang tot Persoonsgegevens.
2. Hulpverleners van de Telefonische Hulpdienst hebben toegang tot het logboek. Deze
informatie wordt alleen gebruikt om hulpvragers adequate hulp te bieden.
3. Personen die belast zijn met de Verwerking van Persoonsgegevens worden in kennis gesteld
van dit reglement en geïnformeerd over de binnen de PCI eventueel geldende
handelingsprotocollen.
4. Personen die belast zijn met de Verwerking van Persoonsgegevens zijn verplicht tot
geheimhouding van alle Persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen.

Artikel 9 Verstrekking aan derden
Persoonsgegevens worden door de PCI uitsluitend verstrekt aan derden voor zover zulks voortvloeit
uit de doelstellingen van de Verwerking en wordt vereist ingevolge een wettelijk of kerkelijk
voorschrift of geschiedt met toestemming van de Betrokkene.

Artikel 10 Verwerking van Persoonsgegevens
1. Persoonsgegevens worden alleen verder verwerkt, wanneer dat noodzakelijk is om een
wettelijke verplichting na te komen waaraan de PCI onderworpen is, of geschiedt met de
ondubbelzinnige toestemming van de Betrokkene.
2. Bijzondere persoonsgegevens zijn persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of
levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, strafrechtelijke
persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende iemands lidmaatschap van een vakvereniging.
3. Bijzondere persoonsgegevens worden in beginsel niet verwerkt. Indien bijzondere
persoonsgegevens wel dienen te worden verwerkt voor het verlenen van passende hulp aan de
Betrokkene, worden deze bijzondere persoonsgegevens uitsluitend verwerkt in overeenstemming
met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dat betekent onder meer dat voor de
verwerking van deze persoonsgegevens de uitdrukkelijke en ondubbelzinnnige schriftelijke
toestemming nodig is van de Betrokkene.

Artikel 11 Beveiliging
De PCI treft de nodige voorzieningen voor de beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens
in het bijzonder met het oog op feitelijke of digitale toegang tot bestanden.

Artikel 12 Meldplicht datalekken
1. Een datalek van Persoonsgegevens wordt door het bestuur van de PCI binnen 72 uur gemeld
bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
2. Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van
Persoonsgegevens bij de PCI, zonder dat dit de bedoeling is.
3. Het bestuur van de PCI onderzoekt, of Betrokkenen dienen te worden geïnformeerd.

Artikel 13 Informatieplicht
1. Dit Reglement staat op de website caritasenschede.nl gepubliceerd.
2. Indien de PCI Persoonsgegevens verkrijgt van een derde, deelt de PCI aan de Betrokkene,
op het moment dat de Persoonsgegevens in een Bestand worden vastgelegd, haar identiteit mee
alsmede het doel van de Verwerking waarvoor de Persoonsgegevens zijn bestemd.

Artikel 14 Rechten van de Betrokkenen
1. Iedere Betrokkene heeft recht op informatie, inzage en correctie (verbetering, aanvulling,
verwijdering en/of afscherming) alsmede recht van verzet, zoals geformuleerd in de artikelen 15 t/m
17 van dit reglement.
2. Aan het uitoefenen van die rechten zijn voor de Betrokkene geen kosten verbonden.

Artikel 15 Recht op inzage
1. De PCI deelt op verzoek mede of zij Persoonsgegevens van Betrokkene verwerkt. Indien de
PCI Persoonsgegevens van Betrokkene verwerkt, heeft Betrokkene recht op een overzicht van de
Persoonsgegevens die over hem/haar zijn vastgelegd.
2. Indien de PCI Persoonsgegevens van Betrokkene heeft vastgelegd, verstrekt zij Betrokkene
zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, een volledig
overzicht met informatie over het doel of de doelen van de Verwerking, de gegevens of categorieën
van gegevens waarop de Verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers
van de gegevens.

Artikel 16 Recht op correctie, aanvulling, verwijdering én/of afscherming
1. Betrokkene wordt in de gelegenheid gesteld Persoonsgegevens te wijzigen. Wijzigen van
Persoonsgegevens van de Betrokkene is niet mogelijk, indien deze wijziging onverenigbaar is met
het Canonieke Recht.
2. De PCI gaat op verzoek van de Betrokkene over tot verbetering, aanvulling, verwijdering
en/of afscherming van de verwerkte Persoonsgegevens.
3. De PCI deelt de Betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na
ontvangst van het verzoek schriftelijke mee, of het verzoek gehonoreerd wordt. Afwijzing wordt
daarbij onderbouwd.
4. De PCI draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of
afscherming van Persoonsgegevens zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd met eerbiediging van de
hiervoor geldende regels van Canoniek Recht.
5. De PCI informeert in geval van verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming de
Verwerker en verzekert zich ervan dat de Verwerker de Bestanden dienovereenkomstig aanpast.

Artikel 17 Recht van verzet
1. Indien de rechtmatige grondslag voor een bepaalde verwerking is gelegen in het
gerechtvaardigd belang van de PCI, kan de Betrokkene bij het bestuur van de PCI te allen tijde
verzet aantekenen tegen die Verwerking in verband met zijn/haar bijzondere persoonlijke
omstandigheden.
2. De PCI beëindigt de Verwerking terstond, indien het van oordeel is dat het verzet
gerechtvaardigd is.

Artikel 18 Toezicht
De Autoriteit Persoonsgegevens is bevoegd toe te zien op de naleving van de in dit reglement
opgenomen bepalingen.

Artikel 19 Publicatie
Dit reglement staat gepubliceerd op de website KatholiekEnschede.nl.

Artikel 20 Vaststelling
Dit reglement is conform artikel 10 van het Algemeen Reglement voor het bestuur van een
(Inter)Parochiële Caritasinstelling van de Nederlandse R.-K. Kerkprovincie rechtsgeldig vastgesteld
door het bestuur van de PCI op 16 oktober 2019.